Ansøgningen skal omfatte en beskrivelse af formålet med at søge adgangstilladelse (slægtsforskning, faghistorisk forskning og lignende) samt alle relevante data om levnedsbeskrivelsens forfatter. Herunder angivelse af fulde navn, dekorationsdato og dekorationens art. Har man ikke de nøjagtige dekorationsoplysninger, kan de normalt fremskaffes ved at gå på biblioteket og slå efter i en årgang af Hof- og Statskalenderen omkring forfatterens dødsår.
Disse oplysninger letter i betydelig grad søgearbejdet i arkivet, eftersom levnedsbeskrivelserne er arkiveret efter dekorationens art og dekorationsdato. Er man ikke i stand til at fremskaffe disse oplysninger, bør man som minimum oplyse forfatterens fødsels- og dødsår. Man skal dog i sidstnævnte tilfælde være indstillet på, at fremskaffelsen af levnedsbeskrivelsen kan tage nogen tid, idet lokaliseringen kræver ekstra arbejde i Ordenskapitlet.
Hvis der kan gives adgang til levnedsbeskrivelsen vil den almindeligvis blive tilsendt som elektronisk fil.
Inden man giver sig i kast med at ansøge, er det værd at være opmærksom på, at Ordenskapitlets samling som hovedregel udelukkende omfatter ridderbiografier fra tiden efter 1884, Dannebrogsmænds selvbiografier fra 1904 til 1952 og medaljemodtageres selvbiografier fra 1981. Det er også værd at være opmærksom på, at der ikke nødvendigvis foreligger en selvbiografi fra alle dekorerede, eftersom ikke alle i tidens løb har efterkommet Ordenskapitlets opfordring til at indsende en sådan. Det skal dog bemærkes, at Ordenskapitlet har registreret alle personer, der siden 1808 har modtaget en dekoration.
