Denne privatlivspolitik beskriver Kongehusets behandling af personoplysninger og de registreredes rettigheder i forbindelse med udadvendte aktiviteter og Kongehusets hjemmeside.

Kongehusets møder, arrangementer, gæstelister mv.

Formål
Kongehuset behandler personoplysninger til brug for planlægning og gennemførelse af officielle arrangementer, tildeling af ordener, fortjenstmedaljer, belønningsmedaljer, ærestitler og legater, samt administration af fondsansøgninger.

Kongehuset behandler også personoplysninger til andre formål fx for at kunne overholde gældende lovgivning og varetage kongehusets legitime interesser.

Kategorier af registrerede personer
Kongehuset behandler personoplysninger om en lang række personer i forskellig sammenhæng, herunder fx kandidater til og modtagere af ærestitler, ordener og medaljer, besøgende på hjemmesiden, legatansøgere, gæster til arrangementer, kontaktpersoner hos myndigheder og organisationer, som Kongehuset er i kontakt med og løbende har samarbejde med som en del af dets virksomhed.

Kategorier af personoplysninger
De personoplysninger, vi behandler, er fx ærestitler, stillingsbetegnelser, dekorationer, for- og efternavne, bopælsadresser og i visse tilfælde personnummer, arbejdsadresse, e-mailadresse og telefonnummer samt kontakt med Kongehuset om diverse arrangementer, ordener mv.

Offentliggørelse og videregivelse af personoplysninger
Ved gallatafler, større arrangementer og receptioner vil navne på gæster ofte blive offentliggjort på Kongehusets hjemmeside. Ved alle ærestitler- og dekorationstildelinger vil navne på modtagere blive offentliggjort på Kongehusets hjemmeside og videregivet til pressen. Såfremt man ikke ønsker at fremgå af disse offentlige lister, bedes man rette henvendelse til Kongehuset.

Til arrangementer i Kongehuset vil der ofte blive taget fotos/videooptagelser, som kan blive offentliggjort på Kongehusets digitale platforme. Hvis du ikke ønsker at komme med på disse fotos/videooptagelser, skal vi venligst bede dig om at gøre fotografen opmærksom på dette.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til Kongehusets brug af fotos/videooptagelser, kan du skrive til Kongehusets Kommunikationsafdeling på følgende e-mailadresse: kom@kongehuset.dk.

Kongehuset vil i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre offentlige myndigheder. Det kan fx være ministerierne i Danmark og andre dele af den udøvende magt som led i beskyttelsesforanstaltninger.

Personoplysninger videregives ikke til tredjeparter med henblik på markedsføring eller lignende formål.

Juridisk grundlag for behandling
Vi behandler personoplysninger på grundlag af:

• Samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a, i Databeskyttelsesforordningen og § 6 i databeskyttelsesloven.
• Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, i Databeskyttelsesforordningen og § 6 i databeskyttelsesloven.
• Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra e, i Databeskyttelsesforordningen og § 6 i databeskyttelsesloven.
• Behandling er nødvendig for, at Kongehuset eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, jf. artikel 6, stk. 1, litra e, i Databeskyttelsesforordningen og § 6 i databeskyttelsesloven. Kongehuset har legitime interesser i at varetage de ovenfor anførte formål.

Oplysninger og formål
Ved besøg på Kongehusets hjemmeside www.kongehuset.dk indsamles kun oplysninger, der identificerer en bestemt person eller virksomhed, hvis den besøgende selv giver disse oplysninger. Vi indsamler og registrerer dog IP-adresser og færden på hjemmesiden ved brug af cookies. Cookies er tekstfiler, som hjemmesiden lagrer på din harddisk.

Samtykke til cookies
Ved brug af hjemmesiden giver man samtykke til brug af cookies til statistiske formål med henblik på at skabe et overblik over, hvor mange besøgende der er på hjemmesiden, og hvilke dele af hjemmesiden der besøges. Man har som bruger mulighed for at klikke ”Nej tak til cookies til statistik”, hvis man ikke ønsker, at oplysninger indsamles.

Frivillighed
Når vi indsamler personoplysninger om registrerede, er det frivilligt at give os oplysningerne. Manglende afgivelse af oplysninger kan medføre, at vi ikke kan varetage formålene kort beskrevet ovenfor.

Kilder
Indsamlingen af oplysninger kan ske på flere måder, herunder ved, at man af egen drift afgiver oplysningerne eller fra den virksomhed eller organisation, som man er tilknyttet eller ved henvendelse til andre offentlige myndigheder.

Hvor længe vi opbevarer personoplysninger?
Kongehuset opbevarer og behandler kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til det fastsatte formål med behandlingen og til dokumentation og historiske formål.

På nogle områder er der også fastsat en nærmere lovbestemt frist for, hvor længe personoplysningerne skal opbevares.

Databehandlere
Kongehuset anvender databehandlere til at hoste og assistere med drift af IT og sikkerhed.

Registreredes rettigheder
Som registreret har man nogle rettigheder i forhold til behandlingen af personoplysninger.

Man har som udgangspunkt følgende rettigheder:

• Ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af personoplysninger.
• Ret til at modsætte sig behandlingen af personoplysninger og få behandlingen af personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har man ret til at tilbagekalde sit samtykke til enhver tid. Tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden tilbagekaldelsen af samtykket. 
• Ret til at modtage de personoplysninger, som man selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). 

Der er dog lovgivningsmæssige betingelser og undtagelser knyttet til disse rettigheder.

Ret til at gøre indsigelse
Som registreret har man ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor hjemmelen er artikel 6, stk. 1, litra e) eller f), herunder profilering baseret på disse bestemmelser. Kongehuset må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Kongehuset påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for den registreredes interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

TV-overvågning
Ved indgangspartier til De Kongelige Slotte samt på slotspladser er der sædvanligvis TV-overvågning som led i sikkerhedsforanstaltninger. TV-overvågning monitoreres af Slots- og Kulturstyrelsen. Spørgsmål vedr. TV-overvågning skal derfor rettes dertil.

Kontaktoplysninger
Kongehuset er dataansvarlig for behandling af personoplysninger. Kontaktoplysningerne er:

Hofmarskallatet, Personalekontoret
Det Gule Palæ
Amaliegade 18
1256 København K

E-mail: persondata@kongehuset.dk

Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål, kan du også rette henvendelse til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.