• Ansøgninger til Kongehusets fonde kan alene fremsendes digitalt via ansøgningsskema, som findes ved at tilgå den enkelte fond.
• Alle felter i ansøgningsfeltet skal udfyldes.
• Ansøgningen skal indeholde en kort redegørelse for projektet samt CV for ansøger og et budget med angivelse af alle forventede eller allerede kendte indtægter og udgifter.
• De vedlagte dokumenter skal være samlet i en PDF-fil.
• Yderligere bilag med relation til ansøgningen kan vedhæftes som fil. Materiale, der ikke kan sendes digitalt, kan fremsendes med almindelig post til den enkelte fonds sekretariat.
• Alle ansøgere til Kongehusets fonde får svar på deres ansøgning udsendt via e-mail til den enkelte ansøger fra fondssekretæren.
• Afslag på ansøgninger meddeles løbende pr. e-mail. Kongehuset begrunder ikke afslag.
• Tilsagn om støtte meddeles pr. e-mail umiddelbart efter førstkommende fondsmøde.
• Fondenes uddelinger offentliggøres på Kongehusets hjemmeside under den enkelte fonds ”Uddelinger”.
• Ved eventuel efterfølgende henvendelse vedrørende fremsendt ansøgning skal ansøgers navn oplyses (som angivet på ansøgningsskemaet) sammen med dato for indsendelse.
• Fondenes sekretariater er åbne for telefonisk henvendelse – se nærmere under den enkelte fond.

Den enkelte fond udgør den dataansvarlige enhed som defineret i Persondataforordningen og er dermed ansvarlig for, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen, herunder de sikkerhedstekniske krav. Henvendelser vedrørende behandling af dine persondata skal rettes til fonden.

Hvis du søger om støtte fra en fond eller et legat
Når du søger om en støtte fra en af Kongehusets fonde eller legater, behandler fondene dine personoplysninger. Kongehuset har følgende fonde: 

• Dronning Margrethes og Prins Henriks Fond, herunder Cayx-legatet
  CVR 27488749
  Amaliegade 18
  1256 København K

• Den Kongelige Formidlingsfond af 2003
  CVR 27520189
  Amaliegade 18
  1256 København K
  
  
• Kronprins Frederiks og Kronprinsesse Marys Fond
  CVR 29340706
  Amaliegade 18
  1256 København K
  
  
• Nikolai og Felix Fonden 
  CVR 20022140
  Amaliegade 18
  1256 København K

Dataansvarlig
Den dataansvarlige for dine personoplysninger er den fond, du søger støtte hos. Er du i tvivl, er du velkommen til at kontakte Hoffet på persondata@kongehuset.dk.

Typer af personoplysninger
I forbindelse med din ansøgning om fondsstøtte kan Hoffet indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Dit navn, din titel og stilling, cpr.nr. (hvis du søger som privatperson), adresse samt telefonnummer og e-mailadresse
• Organisation
• CV
• Bankoplysninger
• Projektbeskrivelse
• CVR-nummer (hvis du søger som enkeltmandsvirksomhed)

Hvis du tildeles støtte, behandler vi desuden følgende oplysninger om dig:

• Tildelingsdato
• Tildelt beløb
• Begrundelse for tildeling

Formål
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• For at vurdere om projektet skal tildeles støtte
• For at administrere tildelt støtte og afrapportering
• Dokumentation af Kongehusets historie
• Dokumentation af udvælgelsesprocessen
• Oplysninger om titel, navn, tildelingsdato og tildelende fond offentliggøres på Kongehusets hjemmeside med henblik på at give offentligheden indblik i kongehusets aktiviteter for derved at kunne samle nationen og rigsfællesskabet

Behandlingsgrundlag
Dine personoplysninger behandles på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at administrere fonden, herunder vurdere og håndtere indkomne ansøgninger, indstille til uddeling af midler, dokumentere håndteringen af uddeling af midler og Kongehusets historie samt i at inddrage offentligheden i Kongefamiliens arbejde og støtte (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Opbevaringsperiode
Gives der afslag på ansøgningen sletter vi personoplysningerne, inklusiv eventuelt CPR-nummer 30 dage efter afslag er givet.

Hvis der er tildelt støtte, opbevarer vi personoplysningerne, så længe de tjener de ovennævnte formål: Ansøgnings­behandling, projektkommunikation, afrapportering, skatteindberetning og bogføring.

Et evt. vedlagt CV slettes 2 år efter, at ansøgningen eventuelt imødekommes og CPR-numre envejskryptereres 2 år efter, bevilling er modtaget. Fonden er forpligtet til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere
For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Kongehuset leverer relevante ydelser, det kan fx være bankforbindelse, it-leverandører eller andre leverandører, der behandler personoplysninger for os. Sådanne leverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til fx politiet, advokater, revisorer, domstole og andre offentlige myndigheder.

Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig 

• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger

• Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven

• Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)

• Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger

Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du har spørgsmål til den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os:

Hofmarskallatet
Adresse: Det Gule Palæ, Amaliegade 12, 1256 København K
E-mail: persondata@kongehuset.dk

Hvis din henvendelse ikke bliver besvaret af os, og du vil gå videre med sagen, kan du henvende dig til Datatilsynet: 

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk